サラリーマンのプレゼン資料はこう作れ! 「見て理解できる社内プレゼン資料」の作り方を5つのポイントで解説

サラリーマンのプレゼン資料はこう作れ! 「見て理解できるプレゼン資料」の作り方を3つのポイントから解説プレゼン
サラリーマンのプレゼン資料はこう作れ! 「見て理解できるプレゼン資料」の作り方を3つのポイントから解説
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こんにちは。DaiCONです。

大手製造メーカーで課長やってます。

今回は、「見て理解できるプレゼン資料」の作り方を解説します。
目次は以下になります。

 

サラリーマンのプレゼン資料はこう作れ! 「見て理解できるプレゼン資料」の作り方を5つのポイントで解説

サラリーマンのプレゼン資料はこう作れ! 「見て理解できるプレゼン資料」の作り方を5つのポイントで解説
サラリーマンのプレゼン資料はこう作れ! 「見て理解できるプレゼン資料」の作り方を5つのポイントで解説

今回のテーマも引き続き「プレゼン資料の作り方」です。

前回、デザインの観点から「5つの簡単なポイント」をご紹介しました。
前回の記事は、「資料作りの基本」を説明しましたが、
今回ご紹介することは、前回の記事をベースに、「Step2.”見せる”プレゼン資料の作りかた」をご紹介します。
※詳しくはこちらの記事を参照してください。

サラリーマンにとって、「良い資料を作れる」=「出世」につながりますので、
是非参考にしてください。

今回参考にした本を以下に紹介します。

社内プレゼンの資料作成術

かなり実践的にかかれており、社内プレゼンであればこれ一冊あればいいんじゃない?ってレベルです。私も以前からかなり参考にしており、今回の記事にも多く使用させていただいてます。名著

ノンデザイナーズ・デザインブック

タイトルどおり、2つのデザインを比較した時に、ある片方のほうが優れているのか。
漠然と見た目でこっち。と言っていたことを、きちんと説明できるようになる。そんな本です。

1vs1を意識しよう

見やすい資料をつくるには、資料全体の「統一ルール」を作ることが必要です。

これは、前回の記事でも説明しましたが、文字や文章の統一だけでなく、
「プレゼン資料のページ全体のルール」も作る必要があります。

まず初めに以下のものを”統一ルール”としましょう。

・資料1つに対して、「1テーマ」
・1ページに対して、「1テーマ」
・前回紹介した”プレゼン資料の基本5ポイント”で構成

資料1つに対して「1テーマ」

資料のテーマを絞ることが、一番最初の重要なポイントです。

やりがちなミスとして、「1つの資料に複数のテーマがある」ことがあります。
これは情報が増えることで、決裁者を混乱させてしまい判断を鈍らせる原因となりますので、
必ず1資料=1テーマは徹底しましょう。

・1資料=1テーマの徹底 : 違うテーマは資料を分ける

複数のテーマを伝えたい場合は、資料を分けましょう。

 

1ページに対して1テーマ

資料内のページ構成も同じです。

1ページ内に入れる情報は1つだけ。これを徹底してください。
1ページ内に情報を複数も入れてはいけません。

・1ページ1テーマの徹底 : 違う情報はページを分ける

1ページ1テーマの徹底
1ページ1テーマの徹底

これは意外と出来ていない人が多いので、気を付けましょう。

 

資料作りの5つの基本は徹底しよう

サラリーマン必見!5つのポイントを押さえれば、明日から見やすくてわかりやすい資料が作れます。
サラリーマン必見!5つのポイントを押さえれば、明日から見やすくてわかりやすい資料が作れます。

前回書いた5つの基本も徹底してください。

詳しくはリンク先を参照してください。
まとめだけ記載しておきます。

・統一 : フォントとサイズ、文章の書き方を統一させる
・整列 : 文章やイラストの「位置」を整える
・近接 : 同じ情報、似た情報、関連情報を「グループ化」する
・対比 : 重要な情報は「大きく」、「濃く(太く)」表示する
・反復 : 資料全体の一貫性、統一性を持たせる
・補足 : 文章、文字は出来るだけ”情報の補足”として使うと「シンプル」になる

 

優先順位を意識しよう

資料を作成する際に、資料作成における優先順位を明確に作ることは重要です。

以下、の優先順位を意識しましょう。

・意識の優先順位 : 自分 < 相手(決裁者、お客様)
・理解の優先順位 : 読んで理解 < 見て理解
・記載の優先順位 : 文字 < 写真/イラスト/グラフ < 動画

 

「意識」 自分より相手目線

「自分目線」ではなく「相手目線」で資料を作ろう。
「自分目線」ではなく「相手目線」で資料を作ろう。

資料をつくる理由は、決裁者に「YES」をもらうことです。

そのため、必ず相手目線での資料を作成しなくてはいけません。

これは、忖度しろ!という事ではありません。
「相手がほしい・見たい情報を理解した上で、自分の意見をまとめていく」
という「伝える視点」がプレゼンをする上で最も重要なポイントです。
※伝えることの重要性については、こちらの記事で詳しく説明しています。

  

「理解」 ”読ます”ではなく”見せる”

「読ます」より「見せる」を意識しよう
「読ます」より「見せる」を意識しよう

資料作りにおいて、「見てわかる資料」を意識しましょう。

そのため、あとの項に記載しますが、できるだけイラストを中心として構成し、
文字は補足程度で使用する様に心がけましょう

一番NGな資料は、上記例題の様に「文章を多用する資料」です。

理由は、「決裁者に”読む”時間をつかわせる。※ムダな時間」だからです。

「文章を多用する資料」は、もはや”メモ”です。
また、資料中の文章を読むプレゼンであれば、それはプレゼンではなく”音読”です。

音読をするのであれば、メモをわたした方があなたにとっても決裁者にとっても無駄な時間を使う必要がなくなります。

「見てわかる資料」を作ることで、あなたにとっても、決裁者を理解させるというムダな時間を無くすことができます。

「記載」 文字より絵、絵より動画

「文字」より「イラスト」や「動画」を多用しよう
「文字」より「イラスト」や「動画」を多用すると「臨場感」が伝わりやすい

”文字”や”イラスト”と言った情報ツールは、それぞれが持つ情報量に差がでます

特にプレゼンするときは、文字情報ばかりだと読んで終わりとなり、それ以上の情報は頭残りません。

資料を作る際は、以下の優先順位で情報を表示させて、
文章、文字は出来るだけ”情報の補足”として使うとシンプルでわかりやすい資料になります。

資料作りの情報 優先順位
文字 < 記号 < 写真/イラスト < 動画

 特に動画に関しては、多くのメリットがありますので、動画が用意できるのであれば、活用したほうが良いです。
以下、動画のメリットを3点書きます。

・文字やイラストよりも情報量が多い。
・編集をすることで、事前に整理した情報を提供できる。
・ストーリーで説明できるため、理解しやすい。

但し1つのプレゼンで動画を多用しすぎると、何のプレゼンかわかりにくくなりますので注意しましょう。

 

補足 「シンプル」にしよう

「文章が多い」「ムダな説明が長い」と眠くなってきませんか?

資料作りもこれと一緒で、出来るだけシンプルに仕上げたほうが見る人にとってはすんなりと情報がインプットされます。

以下を意識しましょう。

・社内報告用プレゼン資料のページ数は10ページ未満 ※表紙、目次等は省く
・写真を多用しない。 ※1ページ1テーマの原則から、1ページ1写真

  

まとめ

今回の記事をまとめます。

・1資料1テーマ、1ページ1テーマ を意識しよう。
・”自分目線”より”相手目線”の資料をつくろう。
・”読ます資料”ではなく、”見て理解できる資料”をつくろう。
・文字 < イラスト
・シンプルにすることを意識しよう。

 

DaiCON的お勧め書籍

今回の記事で参考にした本を2冊紹介します。

興味があればそれらを参考にして自分なりに考えを整理することも大事だと思います。

ノンデザイナーズ・デザインブック [第4版]

わたしもデザイナーじゃないので、何かいい本ないかなぁ、と探していた時に目に入って買ってしまった本。
デザインの基本が書かれているので、資料作りにはサラリーマンでもかなり使えるお勧め本です。

社内プレゼンの資料作成術

かなり実践的にかかれており、社内プレゼンであればこれ一冊あればいいんじゃない?ってレベルです。私も以前からかなり参考にしており、今回の記事にも多く使用させていただいてます。名著

本買うお金が勿体ないようであれば、

今amazonで、オーディオブックが無料で使えるのでそれを使うとタダで読めます

私も通勤往復2時間半は、オーディオブックや教育系Youtubeで勉強しているので、

音で学ぶことは個人的に結構お勧めですよ。

必要な本を読む(聞く)ことで、必ず自己研鑽につながります。

では。

 

DaiCON

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