こんにちは。DaiCONです。
大手製造メーカーで課長をしています。
この仕事本当に役に立ってんのかな？
ムダじゃね？
ムダを制する者はサラリーマンを制する！
ムダを無くすことも重要ですが、ムダを生かすことも重要だよ。
サラリーマンはムダな仕事をするな！「ムダな仕事」を”生かす”ことで仕事のスピードは飛躍的に上がる３選を紹介
今回のテーマは「ムダ」について書きます。
無駄をなくす！というより、ムダを生かす！という記事です。
「仕事」と思っていることの中たくさんの「ムダ」が隠れています。
別の記事でも書きましたが、
サラリーマンが「調べもの」や「探しもの」等、直接業務とあまり関係の無い仕事をしている時間は、年間で４００時間にも及ぶそうです。
よく聞くセリフとして、
「自分が当たり前と思っていることを見直せ！」
「なぜ、なぜ、なぜを繰り返せ！」
といってムダを見つける手法が取りざたされますが、それで自分のムダが省けたり有効活用にいかせたりしますかね？
今回は、とりあえず時間が無いあなたに対して、
まずこの３つをやっとけばムダを有効利用できるよ！という事も紹介します。
先に本記事のまとめは以下です。
・スケジューリングを徹底することで、すき間時間をムダな時間にすることなく有効活用できる。
・こまめな報連相で、やり直しのムダを０にしよう。
・ムダな会議をムダにしないために「自分ルール」を作ろう
ムダ１ すき間時間を活用しよう
まず着目するムダは、仕事をする上で必ず存在する「空白の時間」です。
それは、「作業」と「作業」の間の時間です。仮に”すき間時間”といいましょう。
このすき間時間を有効活用できるかどうかが、仕事の作業スピードを劇的に変えます。
また、一つの作業を終えて、
「さぁ次の仕事をしよう！」
と、次の仕事を始めるときって、どうしても前の仕事の集中を一回ストップさせてしまいますよね。
これも一種のムダな空白の時間です。
サラリーマンが仕事をする上でマルチタスク(いくつもの仕事を並行して進める)は一般的とおもいます。そのため、上記の様な「仕事」と「仕事」のすき間時間がどうしても発生してしまいます。
では、どうすればよいか？
こたえは簡単。
「１日のスケジュールをしっかりと作り、それを実践すること」です。
一日の計画をしっかり作ることのメリットは以下まとめます。
・目標に向かって自分が”今日”やらないといけないことが明確にわかる。
・１日の仕事量がわかるため、ある程度集中力を持続できる。
・突然飛び込んだ仕事があっても、１日のやるべきこと・量がわかっているため対処しやすい
スケジュールを立て方
結論として、スケジューリングをしっかり作れる人は、すき間時間を無駄な時間にすることなく、有効に活用できます。
まずはじめに、計画は”目標”に対して設計する必要があります。
スケジューリングに関しては、別の記事で詳しく書いているので詳細は割愛しますが、
スケジューリングをする上で仕事の進め方を計画するのではなく、自分のキャリアプランを作ることが重要になります。
そのため、目標に対するスケジューリングが出来ていると、やらなければいけない仕事の種類と仕事量がわかるようになります。
なぜなら、その仕事が自分のキャリアにとって必要か必要じゃないかを判断する基準が出来るからです。
ここまではわかるでしょうか？
つまり、自分のキャリアプランが出来ていれば、
「今日中にこの仕事を終わらせないといけないから、すき間時間にこれやっとこう！」
とか、
「今日のすき間時間を使ってあれやってみよう！」
とか、すき間時間を有効に活用し、無駄に過ごすことをしなくなります。
スケジュールを立てる上で、無駄な時間をつくらないために仕事の進め方を明確にして、優先順位を付ける事は非常に重要になります。
仕事の優先順位のつけ方はこちらの記事を参照してください。
ムダ２ 「やり直し」ほど無駄な時間はない。
ムダにはいくつものむだがありますが、意外と見過ごされがちなのが、「やり直しのムダ」です。
報告書や資料等々、せっかく時間をかけて作ったにもかかわらず、上司や先輩からバッサリいかれるあの辛さったら、、、トラウマになるレベルです。
これはどうするか？
答えは、
「こまめに進捗報告・報連相を行う。」
これしかありません。
以前から記事でも書いているとおり、頼まれた仕事において最重要ファクターは”スピード”です。
※スピードについてはこちらの記事をご参照ください。
あなたにとって、「ある程度”時間”をかけて作った渾身の資料」ですが、上司からすれば、頼んでおいた一つの案件です。
そこで上司がまず最初気にするのが”時間”です。
上司の立場から言わせると「なに”ある程度時間”かけとんねん！」って間違いなくおもいます。
しかもその渾身の資料が上司の思っている方向性と違う場合、目も当てられません。
時間も掛けて方向性も違う。。
何でもっと早く相談にこなかったんだ怒
となり、あなたの評価がだだ下がりになります。
そのため、こまめに進捗状況を見せつつ、間違いのない方向性で進めていることをアピールする必要があります。
そうすることで、上司も状況がわかるし、方向性も間違えていないため、
あなたにとってもムダなやり直しを行う必要が無くなります。
上司や先輩と一緒に仕事を進めるつもりで、こまめな報連相をすることはとても重要です。
ムダ３ ムダな会議を減らす
ある調べによると、職種や役職によってある程度誤差はあるが、サラリーマンは労働時間の３分の１は会議に使っているようです。
ムダな会議に出来るだけ出席しないためにお勧めなのが、「自分ルール」を作る事です。
上司から招集がかかっている会議を無下にすることは出来ない事もあると思いますが、
自分ルールを作る事で、自分にとって「ムダな会議」を「ムダにしない会議」にすることは出来ます。
・７人以上の会議は出ない。
・アジェンダが無い会議は出ない
・自分が発言をしない定例会議は出ない
・発表会・報告会は、自分が行きたい会以外は出ない
上記は、私が意識している会議の自分ルールです。
逆に言うと
「アジェンダや資料は事前によこせ！！」
や、
「会議中、自分の意見を発言する」等は意識して発言しています。
上記の逆のことを心がけて、自分にとって「ムダにしない会議」にする様に心掛けています。
そもそも「会議に出る時間がムダだ」と考える時間がムダなので、
先にルールを作って、実践できる範疇で出来る限り実践することが
ムダな時間を無くす第一歩となります。
補足 最も早いやり方が無駄のないやり方
こと、仕事のスピードに関して言うと、
「最も早いやり方がムダのないやり方」と考える事が出来ます。
人はちょっと甘えたがるため、作業時間でもなんにせよ目標の設定も「最も早い時間」ではなく「妥当な時間」、「平均時間」を設定にしがちです。
あくまで考え方の話ですが、
仕事のスピードを高めるためには、最も早いやり方を目標に設定し、
「なぜその時間でできないのか？」
を考えて検証していくほうが、業務改善が大きく前進します。
まとめ
本記事をまとめます。
・スケジューリングを徹底することで、すき間時間をムダな時間にすることなく有効活用できる。
・こまめな報連相で、やり直しのムダを０にしよう。
・ムダな会議をムダにしないために「自分ルール」を作ろう
ムダを制することでキャリアプランを進めやすくなりますし、
社内での出世の近道になります。
ムダを無くすことも重要ですが、ムダを生かすことも考えていきたいですね。
DaiCON的お勧め書籍
今回の記事関係でお勧め本を2作紹介します。
興味があればそれらを参考にして自分なりに考えを整理することも大事だと思います。
サラリーマンの必読書
考え方がシンプルになるため、プレゼンの構成の考え方にもつながるし、
サラリーマン生活すべてに影響を及ぼすかなり影響力の強いベストセラー
新卒や若手にこそ読んでほしい名著
トヨタ式の仕事をいろいろと書いています。本記事でもかなり参考としています。難しくないので読みやすいですが、概念的なことが多いので実践的かどうか言われると？です。
ただし、概念はつかみやすい本です。
本買うお金が勿体ないようであれば、
今amazonで、オーディオブックが無料で使えるのでそれを使うとタダで読めます。
私も通勤往復2時間半は、オーディオブックや教育系Youtubeで勉強しているので、
音で学ぶことは個人的に結構お勧めですよ。
必要な本を読む（聞く）ことで、必ず自己研鑽につながります。
では。
DaiCON
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